Felhasználói útmutató

Az első felhasználó a regisztrációs oldalon egy lépésben hozza létre a cégfiókot és a saját belépését - ő automatikusan cég-adminisztrátor jogot kap. Cég-adminisztrátorként a felső menüsorban a Beállítások legördülő alatt találod a Cégbeállításokat, a Felhasználókat, az Adatvédelmi (GDPR) felületeket, és a Törzsadatokat (sablonok, partnerek, csapatok, szabályok).

Példa: egy 5 fős ügyvédi iroda regisztrál - az első belépő kolléga lesz a cég-adminisztrátor, ő hívja majd meg a többieket a Felhasználókoldalon.

A jelszavas bejelentkezés mellett Google- vagy Microsoft-fiókkal is be lehet lépni, ha ezt a rendszer üzemeltetője bekapcsolta - ekkor a bejelentkezési oldalon a jelszavas űrlap alatt megjelenik a megfelelő gomb. Ha korábban meghívott felhasználóként már van fiókod (ugyanazzal az e-mail címmel), az első SSO-bejelentkezés automatikusan összekapcsolódik a meglévő fiókoddal - nem jön létre duplikátum. Ha teljesen új vagy, az első SSO-belépés után egy rövid lépésben létre kell hoznod a céged fiókját (csak a cégnevet kell megadni - jelszóra nincs szükség, hiszen az SSO már igazolta a személyazonosságodat).

Példa: Ha a cégednél Google Workspace-t használtok, a kollégáid a Google-fiókjukkal is beléphetnek, külön jelszó nélkül.

Amíg a cégnek még egyetlen szerződése sincs, a Szerződések oldal tetején egy "Kezdő lépések" kártya mutatja, mi hiányzik még: szerződéssablon létrehozása, klauzulák hozzáadása a sablonhoz, csapattagok meghívása (opcionális), majd az első szerződés indítása. A kártya automatikusan eltűnik, amint létrejön az első szerződés.

A jobb felső felhasználói menüben található Fiókom állíthatod be a saját e-mail összefoglaló (digest) preferenciádat, valamint kijelölhetsz egy kollégát helyettesnek - opcionálisan egy végdátummal (üresen hagyva a helyettesítés határidő nélkül érvényben marad, amíg vissza nem vonod). Amíg a helyettesítés aktív, a kijelölt kolléga a Feladatközpont „Helyettesítem” hatókörében látja a rád kiosztott feladatokat. FONTOS: a helyettesítés csak LÁTHATÓSÁGOT ad - a helyettesnek a mögöttes szerződéshez a SAJÁT hozzáférése alapján kell rendelkeznie jogosultsággal ahhoz, hogy ténylegesen el is tudja végezni a teendőt.

Példa: Ha szabadságra mész, jelöld ki a kollégádat helyettesnek a távolléted idejére - így nem marad felügyelet nélkül egy határidő.

Az "Új szerződés" gombbal indíthatsz szerződést: válassz sablont (ebből töltődnek be automatikusan a klauzulák), add meg a tárgyat, az irányt (Bejövő = a partner számláz felénk, pl. beszállítói szerződés; Kimenő = mi számlázunk a partner felé, pl. vevői szerződés), az összeget, a hatálybalépés/lejárat dátumát és a nyelve(ke)t. Elküldés után azonnal látod, hány klauzula került be a sablonból.

Példa: egy új beszállítói (bejövő) szerződés indítása az "Általános beszerzési szerződés" sablonból - a sablonhoz rendelt 8 klauzula (Tárgy, Fizetési feltételek, Titoktartás stb.) automatikusan bekerül, ezeket a szerződés oldalán lehet utólag testre szabni.

A Szerződések oldalon a "Szűrők" gombra kattintva szűrhetsz státusz, irány, partner, összeg, dátum és egyedi mezők szerint - a beállított szűrést el is mentheted "gyors szűrőként" (akár megosztva a kollégákkal is). Az "Oszlopok" gombbal választhatod ki, mely mezők (köztük egyedi mezők) jelenjenek meg a táblázatban, a "Csoportosítás" legördülővel pedig egy választott oszlop szerint rendezheted csoportokba a sorokat. Az "Excel export" gomb a JELENLEG látott szűrés/oszlopok szerint exportál .xlsx-be.

Példa: "Csak a lejáró, 90 napon belüli, 10 milliónál nagyobb kimenő szerződéseket mutasd" - ezt beállítod szűrőként, elmented "Lejáró nagy szerződések" néven, és onnantól egy kattintással visszahívható.

A szerződés részletei oldalán a "Klauzulák szerkesztése" gombbal jutsz a klauzulák tartalmának szerkesztésére (szöveg formázása, táblázatok, klauzulák sorrendjének húzással történő átrendezése, klauzulánkénti megjegyzések). Ugyanitt vehetsz fel a könyvtáron kívüli, KIZÁRÓLAG ehhez a szerződéshez tartozó egyedi klauzulát is (szöveg vagy táblázat típusút). A szerződés részletei oldalon ezen felül kitöltheted a sablonhoz tartozó egyedi mezőket, és fel- illetve letölthetsz mellékleteket (a klauzulaszövegben {melleklet:1}-szerű hivatkozással rájuk lehet mutatni, ami mindig a melléklet AKTUÁLIS sorszámára oldódik fel).

Példa: egy árlistát táblázat-klauzulaként veszel fel, "Éves díjtétel-táblázat" címmel és egy rövid magyarázó megjegyzéssel a táblázat felett; egy mellékletként feltöltött specifikációra pedig a szövegben {melleklet:Specifikáció} hivatkozással mutatsz.

Egy szerződés a Tervezettől az Aktívig több workflow-státuszon halad át (ezt cég-adminisztrátor állítja be, lásd lentebb). A szerződés részletei oldal tetején egy lépcső mutatja, hol tart éppen, a következő lépésre pedig egy gomb visz - ha valami hiányzik hozzá (pl. nincs még mentett verzió, vagy egy kötelező mező üres), a rendszer pontosan kiírja, mi a teendő. Ha a lépéshez jóváhagyó van rendelve, a jóváhagyóknak értesítést küld a rendszer, és a Dashboardon is megjelenik a rájuk váró teendő.

Példa: "Tervezet → Jóváhagyásra vár" lépéshez a Jogi vezető van jóváhagyóként beállítva - amíg ő nem dönt, a szerződés nem léphet tovább "Jóváhagyva" állapotba.

A szerződés részletei oldalon rögzíthetsz kötelezettségeket (pl. visszatérő feladatok, határidők) és mérföldköveket (pl. részteljesítések, amikhez teljesítésigazolás tartozik). Egy mérföldkövet a felelős beküldhet elfogadásra, amit a megrendelő elfogad vagy elutasít - elfogadáskor a rendszer PDF teljesítésigazolást generál.

Példa: egy 3 ütemben teljesülő fejlesztési projekt 3 mérföldkövet kap - az első ütem beküldése után a megrendelő elfogadja, a rendszer automatikusan legenerálja az aláírható teljesítésigazolást.

A szerződés részletei oldalán a mentett, érvényes verzió alapján PDF-be vagy Word (.docx) formátumba exportálhatod a teljes dokumentumot, illetve rögzítheted az aláírás tényét és dátumát a rendszerben (ez nem elektronikus aláírás, csak a tény dokumentálása).

A belső, kattintásos aláírás mellett a szerződést valódi, jogilag elismert e-aláírásra is kiküldheted DocuSign vagy Adobe Sign szolgáltatón keresztül. A szerződés adatlapján válaszd az „E-aláírás küldése” lehetőséget, add meg az aláírók e-mail címét, és a rendszer automatikusan továbbítja a dokumentumot a kiválasztott szolgáltatóhoz. Az aláírás állapotát (kiküldve, megtekintve, aláírva) a rendszer folyamatosan szinkronizálja, és amint mindenki aláírt, a szerződés állapota automatikusan frissül.

Példa: Ha a partnered nem tud személyesen aláírni, kiküldheted neki e-aláírásra a szerződést, és a rendszer automatikusan rögzíti, amint mindenki aláírt.

Minden mentéskor új szerződésverzió jön létre - a korábbiak megmaradnak, egy adott verzió megtekinthető, két verzió pedig szóról szóra összehasonlítható a "Összehasonlítás" oldalon. Itt akár KÉT KÜLÖNBÖZŐ szerződést is összevethetsz egymással, nem csak egy szerződés két verzióját.

Példa: ellenőrzöd, mi változott a szerződés 2. és 4. verziója között, mielőtt jóváhagyod a legutóbbi módosítást.

Ha egy szerződés már meglévő, kész dokumentumként (pl. Word-fájlként) létezik, az "Szerződés importálása" oldalon feltöltheted - a rendszer megpróbálja klauzulákra bontani, amit átnézhetsz és jóváhagyhatsz importálás előtt.

Egy szerződéshez kollégákat (kollaborátorként) vagy egy teljes csapatot is hozzáadhatsz a szerződés részletei oldalán - ők ezután hozzáférnek, akkor is, ha nem ők a tulajdonosai. Külső, nem bejelentkezett partnernek a Partner-portálon keresztül adhatsz hozzáférést (lásd lentebb).

A Klauzulakönyvtár a cég újrafelhasználható jogi szövegblokkjait tartalmazza - ezekből épülnek fel a szerződéssablonok. Egy klauzula szövegének módosítása MINDEN azt használó szerződésre kihat, ezért ez cég-adminisztrátori jogosultsághoz kötött, és ha jóváhagyó van rendelve hozzá, a módosítás csak jóváhagyás után lép életbe. Minden módosítás új verziót hoz létre, a korábbiak megmaradnak és összehasonlíthatók.

Egy klauzula három típusú lehet: Cím (tisztán szerkezeti fejezetcím, a szöveg elhagyható), Szöveg (a tényleges, formázható szövegtörzs, a cím elhagyható, ha a szöveg önmagában is érthető), vagy Táblázat (ahol a cím és a táblázat tartalma is kötelező, plusz megadható egy opcionális, a táblázat felett megjelenő magyarázó megjegyzés is).

Példa: egy "Fizetési ütemterv" táblázat-klauzulánál a cím kötelező (ez lesz a fejléc a szerződésben), a táblázat alatta a részletfizetések dátumait/összegeit tartalmazza, a megjegyzésben pedig egy mondat magyarázza, mit takarnak az oszlopok.

Ha egy klauzula csak EGYETLEN, konkrét szerződésre jellemző (nem érdemes a közös könyvtárba felvenni), a szerződés "Klauzulák szerkesztése" oldalán, az "Egyedi klauzula hozzáadása" panelben veheted fel - itt is választhatsz szöveg vagy táblázat típust.

Ha egy üzleti terület szerződést igényel, de még nem ő állítja össze, a Szerződésigények oldalon jelentheti be az igényt (mit, kivel, miért) - ezt egy jogász/adminisztrátor bírálja el, és ha elfogadja, egy kattintással tényleges szerződéssé alakíthatja át.

Példa: az Értékesítés jelez, hogy új beszállítói szerződés kell egy adott partnerrel - a Jogi csapat elbírálja, majd a jóváhagyott igényből legenerálja a szerződés-tervezetet.

A Riportok oldalon három kész riport érhető el: Lejáró szerződések értéke (mekkora értékű szerződés jár le hamarosan), Jóváhagyási átfutási idő (mennyi idő alatt döntenek a jóváhagyók), és Partner-portfólió (partnerenkénti szerződés-állomány). Mindegyik CSV-be is exportálható.

A Dashboard testreszabható csempékből áll - a csempék sorrendje a jobb felső sarkukban lévő fogantyúval húzva átrendezhető (csak a saját fiókodhoz mentődik). A Dashboard-szerkesztő oldalon saját, szabadon összeállítható dashboardokat és csempéket hozhatsz létre (adatforrás, csoportosítás és metrika kiválasztásával, diagram-típus váltással), amiket meg is oszthatsz a cég többi felhasználójával, illetve PDF-be exportálhatsz.

A Feladatközpont oldal egy áttekintő felületen gyűjti össze az összes kötelezettségedet és mérföldkövedet: megtekintheted őket naptárnézetben, napi bontásban vagy listaként is, és közvetlenül itt jóváhagyhatod vagy elutasíthatod a hozzád rendelt tételeket - nem kell megnyitnod hozzá az egyes szerződéseket. A hatókör-kapcsolókkal szűrhetsz a saját feladataidra, az összesre, és - ha vannak beosztottjaid, vagy éppen helyettesítesz valakit - az ő feladataikra is.

Példa: Reggelente egy pillantással áttekintheted a Feladatközpontban, milyen határidők járnak le aznap, és rögtön jóvá is hagyhatod a teljesített kötelezettségeket.

Az "Összehasonlítás" oldalon akár két különböző szerződés, akár egy szerződés két verziója közötti eltéréseket nézheted meg szóról szóra kiemelve.

Egy szerződéshez külső felet (partnert) is meg lehet hívni egy egyedi, token-alapú linken keresztül a szerződés részletei oldaláról - ehhez a partnernek nem kell saját fiók a rendszerben. A partner-portálon a partner megnézheti a szerződést, javaslatot (redline) fűzhet az egyes klauzulákhoz, illetve elfogadhatja vagy elutasíthatja a teljesítésigazolásokat - a javaslatokat ti fogadjátok el vagy utasítjátok el a szerződés oldalán.

A Szerződéssablonok oldalon állítod össze, mely klauzulák (milyen sorrendben, melyik kötelező) tartoznak egy adott szerződés-típushoz, és milyen egyedi mezőket kell hozzá kitölteni. Új szerződés indításához legalább egy sablonnak léteznie kell - ez az első dolog, amit egy új cégnél érdemes beállítani.

A Partnerek oldalon tartod nyilván a szerződő feleket - itt indítható kockázat-ellenőrzés (risk check) egy partnerre, illetve GDPR-kérésre itt exportálhatod vagy törölheted egy partner adatait.

A Csapatok oldalon szervezheted csoportokba a felhasználókat (pl. "Jogi csapat", "Beszerzés") - egy csapatnak egyszerre osztható meg egy szerződés hozzáférése, nem kell egyenként hozzáadni mindenkit.

A Validációs szabályok oldalon állíthatsz be automatikus ellenőrzéseket (pl. "az összeg nem lehet nulla", "lejárat nem lehet a hatálybalépés előtt"), amik szerződés mentésekor futnak le.

A Jóváhagyási szabályok oldalon állítod be, mely feltételek mellett (pl. összeghatár felett) kell kötelező jóváhagyás egy szerződéshez.

A Workflow-státuszok oldalon építed fel a szerződés életciklusát (pl. Tervezet → Jóváhagyásra vár → Aktív → Lejárt), státuszonként megadva a jóváhagyókat és az adott státuszhoz kötelező mezőket.

A Folyamatsablonok segítségével egy adott szerződéstípushoz saját, egyedi mezőket és workflow-státuszokat rendelhetsz - ezt a szerződés indításakor opcionálisan választhatod ki.

A Felhasználók oldalon hívhatsz meg új kollégákat, és adhatsz/vehetsz el cég-adminisztrátori jogot. Cég-adminisztrátor mindent lát és szerkeszthet a cégen belül, hétköznapi felhasználó csak a saját és a vele megosztott szerződéseket.

A Szervezeti diagram oldal fastruktúrában jeleníti meg, ki kinek a felettese a cégeden belül - ezt a Beállítások / Felhasználók oldalon, az adott felhasználó „Jogosultságok” popoverjében található „Felettes” legördülő menüvel állíthatod be (kör alakú felettesi lánc, pl. A felettese B, B felettese A, nem engedélyezett). Ha valakinek van beosztottja, a diagramon egy gyorslinkkel közvetlenül a beosztott feladatait is megnézheted a Feladatközpontban.

A Cégbeállítások oldalon módosítható a cég neve, itt állítható be a bejövő e-mailek automatikus szerződéshez-rendelése, és itt adható meg a Slack webhook URL az értesítő digesthez (lásd lentebb).

A GDPR-irányítópult egy helyen mutatja az adatvédelmi teendőket. A Adatkezelési nyilvántartás (ROPA) oldalon vezeted a jogszabály által megkövetelt nyilvántartást arról, milyen célból, milyen adatokat kezel a céged.

A Érintetti (GDPR) kérelmek oldalon rögzíted és követed nyomon, ha valaki (pl. egy ügyfél) betekintést vagy törlést kér a róla tárolt adatokba. A A Adatvédelmi incidensek oldalon egy esetleges adatszivárgás kezelését dokumentálod.

A harangikon melletti számláló mutatja az olvasatlan értesítéseidet (új megjegyzés, jóváhagyásra váró tétel, lejáró szerződés stb.). Ha a Cégbeállításokban ki van töltve a Slack webhook URL, a rendszer emellett egy összesítő üzenetet is küld a csapat Slack-csatornájára.

A fenti "Szerződések" funkciókör mellett a rendszer cégenként külön bekapcsolható kiegészítő modulokat is kínál - ezek a bal oldali menüben csak akkor jelennek meg, ha a cége aktiválta az adott modult. Mindegyik modul a szerződésekhez/partnerekhez hasonló logikával működik (lista nézet, részletek nézet, lejárat-/ emlékeztető-rendszer, CSV-export), és a legtöbbjük részletek oldalának alján megtalálható a napló/megjegyzés/feladat/melléklet panel is - lásd lentebb, "Napló, megjegyzések, feladatok, mellékletek".

Védjegyek, szabadalmak, domainek és formatervezési minták lejárati/megújítási határidejének kezelése, a szerződés-lejárat mintájára. Az egyes tételekhez ország/joghatóság és Nizzai osztályozás is rögzíthető, a portfólió pedig egy joghatóság szerinti összesítőn tekinthető át. Védjegyeknél kép (pl. a logó) is feltölthető, ami a lista- és a részletek nézeten egyaránt megjelenik.

Példa: Egy 5 országban bejegyzett védjegy lejárati dátumait, joghatóságát és logóját egy helyen látja - Szellemi tulajdon.

Céges biztosítási kötvények, fedezetek és kárigények nyomon követése, megújítási emlékeztetővel. A fedezeti-hiányosság riport kiszűri azokat a szerződéseket, amikhez a bennük előírt biztosítási fedezet nincs (vagy nem elég összegben) rögzítve.

Külső ügyvédi irodák ügyeinek és számláinak nyomon követése, büdzsé-limithez kötött számla-jóváhagyással. Az irodákhoz óradíj- tábla és teljesítményértékelés is rögzíthető, így idővel összehasonlíthatók.

Példa: Ügyek és Ügyvédi irodák.

A partnerek rendszeres, súlyozott KPI-alapú teljesítményértékelése ismétlődő kampányokban, testreszabható KPI-sablonokkal, alacsony pontszámra automatikus eszkalációval. Egy beszállító pontszám- trendje kampányokon átívelve is megtekinthető.

Példa: Beszállítói scorecard.

A szerződésekhez és partnerekhez kapcsolódó jogviták nyomon követése, tárgyalási/fellebbezési határidő-emlékeztetővel. A céltartalék-riport összesíti a folyamatban lévő ügyek becsült pénzügyi kockázatát.

Példa: Peres ügyek.

Szoftverlicenc-szerződésekhez kötött felhasználószám- és megfelelőségi korlátok nyomon követése. A megfelelőségi riport egyszerre jelzi a hamarosan lejáró licenceket ÉS a licencelt mennyiséget túllépő tényleges felhasználást.

Példa: Szoftverlicencek.

Az ajánlatkérési és -értékelési folyamat a szerződéskötés előtt: tenderek meghirdetése, a beérkezett ajánlatok súlyozott (pl. ár vs. minőség) értékelése, majd a nyertes kiválasztása és odaítélése.

Példa: Beszerzés / tender.

Az (EU) 2019/1937 irányelv szerinti belső bejelentői csatorna: bejelentkezés nélküli, anonim bejelentés-beküldés és token-alapú nyomon követés a bejelentő számára, a cég oldalán pedig ügykezelő-kijelöléssel és a törvényi kivizsgálási határidő visszaszámlálásával.

Példa: a beérkezett bejelentések kezelői nézete: Bejelentővonal (a bejelentők a publikus, cégre szabott beküldő/nyomon követő linket kapják meg, nem ezt az oldalt).

A bérleti szerződésekhez kapcsolódó helyszín- és üzemeltetési adatok kezelése: automatikus díjindexálás-számítás és -naplózás, közüzemi/karbantartási kötelezettségek követése, visszatérő (pl. évenkénti) karbantartási ütemtervvel.

Példa: Telephelyek.

A lízing-/bérleti szerződésekhez kötött céges eszközök (gépjármű, laptop, telefon) nyilvántartása, lejárat-/csereriasztással, dolgozóhoz rendeléssel és költségkövetéssel, valamint szervizemlékeztetővel.

Példa: Flotta / eszközök.

A céges szabályzatok verziózott kezelése és a dolgozói elfogadás bizonyítható nyomon követése, emlékeztetővel a még el nem fogadóknak. Egy új verzióhoz tudásellenőrző kérdés is köthető, és a kiosztás célzottan (pl. csak egy csapatnak) is elvégezhető.

Példa: Szabályzatok.

A szerződésekhez és partnerekhez köthető panaszok/jegyek kezelése, SLA-szabályok szerinti automatikus határidő-követéssel és eszkalációval. Gyakori jegytípusokhoz sablon is létrehozható, amiből egy kattintással új jegy nyitható.

Példa: Ügyfélszolgálat / jegysablonok.

Kötelező compliance-képzések kiosztása egyéni határidővel, elvégzés nyomon követése auditra kész teljesítési aránnyal, emlékeztetővel a még el nem végzőknek - záróteszttel és a sikeres elvégzést igazoló tanúsítvánnyal.

Példa: Képzések.

Költséghely-/projektkeretek nyilvántartása és keret-terhelése, keret-túllépésnél a véglegesítés megállításával. A költséghelyek hierarchikusan (szülő-gyerek) is felépíthetők, a felhasználás ilyenkor a szülőn összesítve is látszik, küszöbriasztással.

Példa: Költségvetés.

A meglévő szerződés-motor újrahasznosítása munkaviszonyokra: munkavállalói adatlap, próbaidő-/versenytilalom-emlékeztető, kilépési checklist, onboarding checklist és szabadság-nyilvántartás.

Példa: HR.

A beszállítói ESG-megfelelés nyomon követése ismétlődő értékelési kampányokban, testreszabható kérdőívvel, alacsony pontszámra automatikus eszkalációval. Egy partner ESG-pontszámának trendje kampányokon átívelve is megtekinthető.

Példa: ESG.

A partner törzsadatok cégnyilvántartási adatokkal (cégjegyzékszám, képviselők, tulajdonosi lánc) való kiegészítése, csőd-/felszámolási eljárás figyelésével, ütemezett újraellenőrzéssel és a változások naplózásával.

Példa: Cégadat-dúsítás.

Egyetlen oldalon összegzi a cég aktív moduljaiból a közeledő/ eszkalált tételeket (lejáratok, túllépések, eszkalációk) - modulonként, a saját modul oldalára mutató linkkel, KPI-trendekkel és exportálható digesttel.

Példa: Vezetői összesítő.

A szerződéseken kívül a legtöbb fenti modul (pl. egy védjegy, egy biztosítási kötvény, egy peres ügy) részletek oldalának alján egy közös panel jelenik meg négy füllel: Napló (ki, mikor, mit módosított a rekordon - ez automatikus, nem kell külön bekapcsolni), Megjegyzések (csapattagok egymás közti üzenetváltása a rekordon, @felhasználónév írásával valaki kijelölhető, aki erről értesítést kap), Feladatok (a rekordhoz köthető, határidős teendő, kijelölhető felelőssel és elvégzettként jelölhető állapottal), és Dokumentumok (lásd lent).

A fenti "Dokumentumok" fülön bármilyen fájl (szerződés-melléklet, kárigény-fotó, számla stb.) feltölthető egy rekordhoz, rövid megjegyzéssel ellátva. Ez a feltöltés a letöltéskor egy közvetlen linket ad - biztonsági okból ezért nem fogad el HTML/SVG-fájlt.

A Szellemi tulajdon modulban a védjegy-logó ettől FÜGGETLEN, saját kép-mezőn keresztül tölthető fel (lásd a "Szellemi tulajdon nyilvántartó" szakaszt fent) - ez azért külön mechanizmus, mert ez a kép mindig, közvetlenül látszik a lista- és a részletek nézeten is (nem egy külön fülön kell megkeresni), és emiatt csak kép- formátumot (PNG/JPG/GIF/WEBP) fogad el.